4 consejos clave tras aceptar un proyecto de traducción

Como comentaba en mi entrada anterior, es recomendable seguir unas pautas a la hora de aceptar y comenzar un proyecto, bien sea con un cliente directo o una agencia de servicios lingüísticos, para evitar malentendidos y problemas potenciales. A continuación, enumero algunos de los consejos que considero esenciales a seguir una vez hemos decidido colaborar en un proyecto y que, estoy segura, nos ahorrarán tiempo, trabajo y, en muchas ocasiones, ¡pérdidas de dinero!

1) Deja claras las tarifas

Negocia un precio por palabra/hora con el PM y sé firme en tu decisión. Si acuerdas una determinada tarifa al principio, esta debería ser invariable. Para ello, has de conocer bien de qué va el proyecto y lo que se te pide, y poder ser así consecuente con el presupuesto que demandes. Ten en cuenta que no es lo mismo hacer una traducción técnica, una general u ocuparse, además, del formato del texto. Ajusta tus tarifas al tiempo de trabajo que emplees. Si tienes que calcular a la alza tu presupuesto, mejor así que no quedarte corto ;).

Como en toda regla, existen excepciones y podemos levantar un poco la mano en ocasiones J. Si un PM que te pasa trabajo de manera habitual, te ofrece una tarifa muy reducida en algún proyecto porque el presupuesto de que dispone no es demasiado alto, no dudes en premiar su confianza haciéndole el favor de aceptar ese proyecto aunque sea a una tarifa más baja de aquella con la que trabajas normalmente. Él o ella sabrá apreciar tu esfuerzo y, seguramente, te premie en otra ocasión ofreciéndote una tarifa más alta de la habitual si el presupuesto se lo permite.

Nota: recuerda que el programa PractiCount & Invoice puede serte de gran ayuda a la hora de calcular presupuestos, tarifas y cómputos de palabras.

2) Exige la orden de compra (o Purchase Order, PO) antes de iniciar el proyecto

Como ya vimos en la primera entrada, los PM siempre están muy ocupados. Sin embargo, tienen la obligación de enviar una orden de compra al lingüista antes de comenzar el proyecto. No valen las excusas: «Te la mando en un minuto»; «Por favor, empieza el proyecto y enseguida te la envío», etc. Si empiezas un proyecto antes de recibir la orden de compra, corres el riesgo de que no te paguen lo acordado o de que el PM no contara contigo para el proyecto por error, haya contratado a otro lingüista y hayas hecho el trabajo en vano (y gratis), entre otros muchos problemas. Por ello, aunque hayas trabajado en otras ocasiones con la agencia o el cliente, mi consejo personal es que no comiences ningún trabajo hasta que te envíen la orden de compra o el acuerdo de colaboración por escrito. Te evitarás calentamientos de cabeza…

3) Ten un teléfono de contacto y/o una dirección de correo electrónico disponibles de la persona a cargo del proyecto

De esta manera, podrás plantearle cualquier problema, desde dudas que te surjan durante la traducción, hasta un posible retraso en tu entrega. La fluidez en la comunicación lingüista- PM/cliente es vital para que el proyecto llegue a buen puerto y dentro del plazo acordado.

Nota: si mantienes una conversación telefónica, siempre es aconsejable que le envíes un correo electrónico mencionando lo acordado para que haya constancia de vuestra conversación, para evitar futuros malentendidos.

4) Asegúrate de que tienes en tus manos todo el material que necesitas para llevar a cabo el proyecto

Una vez que hayas atado todos los cabos con el PM/cliente, comprueba que tienes todos los archivos y el material necesarios para ponerte manos a la obra: el texto original y/o la traducción, glosarios, proyectos anteriores sobre el mismo tema, memorias de traducción, etc. No es profesional pedir los materiales necesarios a cuenta gotas una vez que has comenzado tu trabajo y, además, es una pérdida de tiempo innecesaria.

Nota: como vimos en la primera entrada, muchas veces, por diversas circunstancias, PMs diferentes se ocupan de un mismo proyecto. Si se da este caso, ten paciencia e intenta proporcionarle toda la información que hayas recabado sobre el proyecto al nuevo PM. Esto facilitará su trabajo, puesto que entenderá mejor qué material debe enviarte y, por extensión, también te influirá a ti de manera positiva, ya que el PM estará mucho más informado de la naturaleza del proyecto y podrá buscar soluciones a los posibles problemas que tengas con mayor facilidad.

Por último, recuerda que la amabilidad no está reñida con ninguno de estos consejos. Una buena relación entre PM/cliente y lingüista es fundamental a la hora de facilitar las comunicaciones y crear un ambiente de trabajo cálido. Un «¡Que pases un buen día!» o un «Muchas gracias» es gratuito, y hemos de tener en cuenta que el lingüista ha de hacerse valer no solo por la calidad de su trabajo, sino por su calidad humana y su flexibilidad en la negociación. Es vital entender que cuidar las relaciones interprofesionales puede influir, y mucho, a la hora de que un PM/cliente se ponga en contacto contigo para confiarte un proyecto. Piensa que si eres cordial y te esfuerzas por establecer una buena relación de colaboración con el PM, en la medida de lo posible, ambos estaréis mucho más cómodos trabajando en equipo. Él apreciará tu trabajo mucho más y, casi con total seguridad, te tendrá en cuenta para futuros proyectos. Todo el mundo prefiere trabajar con personas positivas y correctas, que te hagan la vida fácil, que con personas maleducadas y exigentes, que te hagan sentir incómodo y te pongan de malhumor. No olvides que tu profesionalidad se demuestra, entre otras cosas, con tu educación y tu saber estar, y la palabra es nuestra mejor arma para demostrarlo.

5 preguntas obligatorias que debemos hacernos antes de aceptar un proyecto de traducción

Todos sabemos lo difícil que es abrirse camino en el mundo de la traducción. Empezar a conseguir contactos en las agencias de servicios lingüísticos puede llegar a ser frustrante. Durante semanas, o meses, dedicas tus días al envío masivo de currículos y a realizar innumerables tests de traducción o corrección que, en su mayoría, por supuesto, no te pagan. En fin, podríamos decir que dedicarte a buscar contactos es un trabajo esencial, aunque no remunerado, por el que todos hemos o tendremos que pasar algún día… No sé si os habrá ocurrido a vosotros, pero cuando ves que pasan las semanas y no recibes ni una sola petición de proyecto de ninguna de las agencias a las que has escrito durante meses, la desesperación llega a apoderarse de ti por momentos. Cada mañana, como un autómata, antes ni si quiera de desayunar o lavarte la cara, compruebas si algún alma caritativa se ha dignado a leer tu CV o tu prueba de traducción y te ha escrito un correo pidiéndote que te hagas cargo de algún proyecto, por pequeño o cutre que sea. Pero solamente encuentras correos automáticos dándote las gracias por tu tiempo e informándote de que pasarás a formar parte de su base de datos (si es que se han dignado a contestarte...).

Sin embargo, todo esfuerzo tiene su recompensa y un día, después de los 250 formularios que has rellenado por internet y de modificar 100 veces esa plantilla de carta de presentación para cada agencia, cuando ya casi habías perdido toda esperanza y te veías trabajando en un McDonald’s durante el resto de tu vida, recibes un correo de una de esas agencias preguntándote si tienes disponibilidad para ocuparte de un proyecto: ¡POR FIN! ¡DIOS HA ATENDIDO MIS PLEGARIAS! Pero, a pesar de la alegría inicial y el impulso incontrolable de decir: ¡SÍ, QUIERO!, te aconsejo que no te dejes llevar por este primer momento de felicidad y te andes con ojo, o quizá tengas una primera experiencia traumática en esto de la traducción. Así que, seas nuevo o no en esto, no estaría de más que te plantearas algunas preguntas que al menos yo considero esenciales al aceptar un proyecto y cuyas respuestas pueden afectar de manera decisiva a la calidad de tu trabajo:

1)      ¿Entiendes en qué consiste el proyecto?

Puede parecer una obviedad pero, si no entiendes bien en qué consiste el trabajo, es imposible que lo puedas realizar correctamente. Quizá descubras que trate un tema que te suponga cierta dificultad y no puedas entregar una buena traducción, o simplemente, lo aborrezcas y no te interese nada colaborar en ese proyecto. O a lo mejor, no tienes las herramientas necesarias para poder hacerte cargo de él. Pregunta todo lo que no entiendas, pide instrucciones claras por escrito y si es necesario, habla por teléfono con la persona encargada. Antes de aceptar un trabajo, tienes que tener muy claro lo que quieren de ti y conocer aspectos clave como el tipo de traducción o corrección, si te tienes que ocupar o no del formato, etc. De esta forma, evitarás hacer trabajo innecesario y te asegurarás de entregar justamente lo que el cliente demanda.

2) ¿Cuál es el número exacto de palabras a traducir/corregir?

En muchas ocasiones, los PM lanzan una cifra aproximada de las palabras a traducir o corregir que puede no corresponderse con la realidad. Asegúrate de que te envíen el documento en el que vas a trabajar para echarle un vistazo antes de aceptar el proyecto. El programa PractiCount & Invoice es muy útil para realizar el cómputo exacto de palabras en archivos en varios formatos, entre los que se encuentran .ppt, .xls, .doc, o .pdf, y también puede serte de gran ayuda a la hora de calcular presupuestos de una manera más rápida y precisa.

Conocer el número de palabras que tienes que traducir o corregir te ayudará a hacerte una idea del tiempo que te puede llevar terminar el proyecto. Si creas una plantilla mensual dividida en días y horas, en Excel, por ejemplo, puedes planificarte de una forma más clara el tiempo que puedes dedicar a los proyectos diariamente, vaya, ¡tipo el horario que teníamos en el cole! :) Estima que, de media, se traducen unas 300-500 palabras a la hora, dependiendo de la dificultad del texto, la información que necesites consultar, la experiencia y la destreza personal de cada uno, y se corrigen unas 1000-2000 en el mismo tiempo, aproximadamente.

Nota: aclaro que estas cifras que menciono son meramente orientativas y basadas en mi experiencia personal y que pueden variar de manera significativa en el caso concreto de cada lingüista, por supuesto. 

            3) ¿Qué me van a pagar?

En la mayoría de las agencias se ofrece una tarifa fija por palabra u hora dependiendo de la combinación lingüística y del tipo de proyecto. Asegúrate de que las tarifas te parecen justas y más o menos rentables antes de aceptar el trabajo. Muchas veces, las agencias pagan precios irrisorios por los que no vale la pena ni levantar el dedo del teclado para contestar su correo electrónico. Por supuesto, las tarifas varían dependiendo del tipo de trabajo que te solicitan. Justamente, hay una entrada en el blog de Pablo Muñoz sobre este tema que es muy interesante. Ten en cuenta que, por muy nuevo que seas en esto, no debes reventar precios para ganar clientes. Al contrario, has de hacerte valer por la calidad de tu trabajo. Por ejemplo, ofrecer una tarifa de traducción inferior a 0,05 euros por palabra a la larga te perjudicaría, puesto que después te será mucho más difícil subirla y además, no darías una imagen profesional, sino más bien de un traductor barato, y puedes hacer dudar incluso de la calidad de tu servicio.

4) ¿Cuál es la fecha de recepción y entrega del trabajo?

Si el PM/cliente no puede adjuntarte el archivo nada más aceptes el trabajo, intenta que te den una hora aproximada de cuándo te lo entregarán. Así, podrás planificarte el tiempo que ocuparás con el archivo y  negociar una fecha de entrega lo más real y flexible posible. Además, si creas el horario que mencionaba anteriormente, también visualizarás de forma mucho más clara y ordenada la hora a la que te llega el archivo y la hora a la que lo tienes que entregar, y puedes escribirte cualquier información adicional que quieras remarcar (instrucciones específicas, el contacto del proyecto, el tipo de texto, etc.). 

Nota: está claro que siempre puede haber retrasos. Si se da el caso, asegúrate de contactar con el PM/cliente con tiempo suficiente para que te informe del estado del archivo y podáis acordar una nueva fecha de entrega si fuera necesario.

5) ¿Debo seguir instrucciones o comprobar algún material de referencia?

La mayoría de los clientes tienen exigencias concretas que debes respetar estés más o menos de acuerdo con ellas. Tanto si trabajas directamente con un cliente como con una agencia, asegúrate de que te envíen por escrito cualquier directriz a seguir. Así, podrás consultar las instrucciones en cualquier momento y evitar malentendidos. Preocúpate de comprenderlas y seguirlas al pie de la letra, ya que si no lo haces, la calidad de la traducción podría verse afectada y de manera directa, la retribución de tu servicio. No escatimes en pedir material de referencia o antiguos trabajos que hayan sido aprobados previamente por el cliente y con los que esté contento. Y por supuesto, demanda cualquier memoria de traducción actualizada si la hubiera.

Una vez dispones de toda esta información es cuando verdaderamente puedes decidir si te comprometes o no a colaborar en un proyecto, ya que tendrás una idea más que aproximada del trabajo que tienes que realizar y de las condiciones que aceptas J. En la próxima entrada, veremos qué pasos sería recomendable seguir una vez nos hemos decidido a aceptar el proyecto para evitar problemas potenciales y sacar el máximo partido a nuestro tiempo. ¡Hasta la próxima!

Lingüistas vs. Jefes de Proyecto: ¿en qué equipo juegas?

¿Quién no ha sentido ganas de «ahogar» a algún jefe de proyecto (Project Manager, PM) alguna vez? ¿Quién no se ha sentido impotente al intentar explicarle algún problema o duda relacionada con el proyecto que estamos llevando a cabo a un PM cuando vemos que ni si quiera ha abierto el archivo que nos ha enviado? Seguramente todos nos hemos enfrentado a alguna situación problemática con alguno de estos profesionales y hemos pensado: «¿Pero por qué es tan incompetente?» Pues bien, está claro que en todas las profesiones hay muy buenos, buenos, mediocres y no tan buenos profesionales, pero quizá, conocer un poco más de cerca cómo funciona, en líneas generales, el día a día de los jefes de proyecto, esos «salvadores» que nos proporcionan trabajo a diario y que son, en mi opinión, los grandes incomprendidos de esta cadena, nos ayude a ser un poco más tolerantes con ellos en este tipo de situaciones. Aunque penséis que quizá esto os resulte inútil y que cada uno debe apañarse con su trabajo, os aseguro que leer esto os ayudará a comprender el porqué de muchas de sus actitudes y a cómo utilizar esta información para hacer vuestra vida más fácil, que es, a fin de cuentas, lo que nos interesa.

Mi trabajo en una multinacional de servicios lingüísticos me ha permitido ver cómo trabajan estos profesionales de cerca, y os aseguro que su trabajo no es para nada idílico. Al menos, en el caso de los PMs que trabajan para agencias de traducción grandes, con un flujo de proyectos para gestionar elevado. Ahora me diréis: «Tampoco lo es el mío: es estresante y debo adaptarme a ajustadas fechas de entrega y, encima, tengo dudas que el PM no sabe solucionar, lo que resulta en una pérdida de tiempo». Y no os lo voy a discutir, tenéis razón, pero aún así, os aseguro que nuestro trabajo no tiene nada que ver con el suyo y es bastante más agradable.

Entre las funciones de un jefe de proyecto se encuentran: el envío de solicitudes de proyectos a lingüistas que tienen que buscar en las extensas bases de datos de la empresa; la comprobación de que sus tarifas se ajusten al presupuesto que le ha proporcionado el responsable de ventas para poder llegar al margen interno obligatorio de beneficio de la empresa (muchas veces han de negociar la tarifa con el lingüista porque los clientes disponen de presupuestos irrisorios; supongo que alguna vez os habéis encontrado con PMs que os han suplicado para que le aceptéis una tarifa, con la consecuente pérdida extraordinaria de tiempo que les supone colocar el proyecto); la atención de llamadas telefónicas por parte de responsables de ventas, histéricos por un retraso de cinco o diez minutos en una entrega; o la asistencia a sesiones de formación internas para aprender a manejar programas nuevos. Además, han de hacer un seguimiento continuo de todos y cada uno de los proyectos de los que se hacen cargo, que normalmente son muchísimos y en varios idiomas y, por si todo esto no fuera suficiente, deben ocuparse de las preguntas que los lingüistas puedan tener respecto al archivo en que están trabajando, así como de las posteriores dudas que pueda tener el responsable de ventas y potenciales quejas del cliente. Tras el proceso de traducción y corrección, y antes de la entrega a ventas, el PM debe repasar el texto y arreglar los posibles errores de formato que los lingüistas hayamos podido pasar por alto, así como comprobar que no falte texto y que la tipografía se ajuste al texto original. Y, por si fuera poco, también ha de actualizar las memorias de traducción internas, en caso de que se haya utilizado algún programa de traducción asistida, y almacenar, donde corresponda, los archivos del proyecto.

Pero todo esto que no parece tan complicado, y que meramente aparenta basarse en una buena organización por parte del PM, se puede complicar. Por ejemplo, cuando nos surge una duda en una traducción que no podemos solucionar por nosotros mismos, nuestra única salida es consultarla con el PM. Como los pobres tampoco son adivinos y muchas veces ni si quiera tienen contacto directo con el cliente, deben recurrir al responsable de ventas y esperar a que él mismo consulte la duda con este, que muchas veces, no sabe ni lo que quiere pero sí tiene claro que paga para que le solucionemos la vida y lo adivinemos. Resolver este problema puede ocupar un tiempo considerable que puede llegar a afectar a la fecha final de entrega del proyecto, por supuesto… Pero todavía puede complicarse más… Si a todo esto le sumamos que el cliente cambia de idea y, en vez de querer el archivo a las cuatro, ahora lo quiere a las dos, que se le ha ocurrido añadir un archivo nuevo y lo quiere traducido a la misma hora que el resto o que al traductor se le ha estropeado el ordenador, no le funciona el programa de traducción asistida o se le ha olvidado traducir una página… ¡puede que al jefe de proyecto le dé un paro cardíaco! Con lo que acabo de comentar, quizá comprendas por un segundo el estado de nervios y agobio que puede llegar a experimentar el pobre jefe de proyectos y lo agobiado que se debe sentir con tanto proyecto urgente y retrasos, entre otros contratiempos. Además, el responsable de ventas no es tampoco demasiado comprensivo, cosa que podemos llegar a entender, ya que es el que da la cara con el cliente, y normalmente, no se toma demasiado bien el que le retrasemos las entregas, sea cual sea la razón… El PM, por tanto, no puede acudir a nadie para pedir ayuda, y todos estos problemas debe solucionarlos él mismo.

Otro problema al que todo PM se enfrenta alguna vez en su vida es que le asignen un trabajo de otro compañero que está enfermo o de vacaciones, del que no tiene información suficiente y al que no le puede dedicar mucho tiempo porque, además, tiene que ocuparse de sus propios proyectos. Os confieso que he visto llorar a muchos de ellos porque la situación de estrés a veces les supera, no pueden cumplir los plazos de entrega y no es para nada agradable tener que lidiar con los lingüistas, los responsables de ventas, o su propio jefe de equipo. Hay que tener en cuenta, además, que en las empresas más grandes hay también diferentes turnos de PMs que trabajan por la mañana, por la tarde, por la noche o durante el fin de semana. Estos equipos por turnos se pasan los trabajos los unos a los otros y, en muchas ocasiones, la persona a la que le asignan el proyecto no dispone de unas instrucciones claras para pasarle al lingüista porque seguramente el PM del turno anterior, encargado inicialmente del proyecto, cansado de trabajar más de las ocho horas correspondientes, ha olvidado dejarle las mencionadas indicaciones…

A pesar de todo, os imaginaréis que esto es irrelevante para el cliente, que paga por un servicio, irrelevante para el responsable de ventas, que necesita que se entregue el proyecto en el plazo acordado para no quedar mal con el cliente, e irrelevante incluso para nosotros, los lingüistas, que queremos que nos solucionen las dudas lo antes posible para poder continuar con el resto de nuestros proyectos, sin tener en cuenta, muchas veces, que no es nada fácil para un PM ocuparse de todas estas tareas a la vez y que, para nada, es su intención hacernos perder el tiempo. Simplemente, trabaja lo mejor que puede dadas las circunstancias. Además, hemos de tener en cuenta también que muchos de estos coordinadores o jefes de proyectos, por las circunstancias diarias en las que trabajan, cambian con bastante frecuencia de trabajo, y son sustituidos por personal nuevo, que necesita un tiempo de adaptación y que, claramente, no lo tiene, ya que debe cumplir con las mismas funciones del anterior PM que llevaba dos años en la agencia. Así que, imaginaos si ya es difícil para un PM experto manejar la situación, cómo será para uno que no lo es, que debe ponerse al día rápidamente.

Espero haber ayudado a dar conocer un poco más el trabajo tan duro que realizan estos profesionales. Quizá ahora, cuando estéis esperando una contestación por correo, o no puedan atenderos por teléfono, o se equivoquen al enviaros la orden de compra (si es que tenéis la suerte de que os la envían cuando corresponde… ;)) comprendáis un poco mejor su actitud. Dicen que la paciencia es la madre de todas las ciencias y nosotros deberíamos, desde luego, ser pacientes e intentar colaborar con los PMs. Ambos jugamos en el mismo equipo, queremos que el proyecto llegue a buen puerto y, tengamos o no los mismos intereses, sí tenemos un mismo objetivo, que es hacer lo mejor posible nuestro trabajo. Por eso, debemos intentar hacernos la vida más fácil el uno al otro para que nuestro trabajo sea lo más agradable posible. Así que ya sabéis, cuando estéis ante un proyecto complicado o el PM haga algo os cabree, pensad en lo que acabáis de leer. Poneros en su lugar por un momento: no se lo hagamos todavía más difícil, su trabajo ya es lo suficientemente duro como para que se lo compliquemos más de la cuenta J.

Siento haberme explayado tanto, pero quería explicaros con detalle la situación que personalmente he conocido para que os metierais en la piel de los PMs en la medida de lo posible. En la siguiente entrada, que prometo que será más corta, veremos varios consejos prácticos para negociar, tratar o colaborar conjuntamente en proyectos con los PMs, ahora que ya conocemos un poco más su situación y su trabajo. ¡Hasta la próxima!