¿Quién no ha sentido ganas de «ahogar» a algún jefe de proyecto (Project Manager, PM) alguna vez? ¿Quién no se ha sentido impotente al intentar explicarle algún problema o duda relacionada con el proyecto que estamos llevando a cabo a un PM cuando vemos que ni si quiera ha abierto el archivo que nos ha enviado? Seguramente todos nos hemos enfrentado a alguna situación problemática con alguno de estos profesionales y hemos pensado: «¿Pero por qué es tan incompetente?» Pues bien, está claro que en todas las profesiones hay muy buenos, buenos, mediocres y no tan buenos profesionales, pero quizá, conocer un poco más de cerca cómo funciona, en líneas generales, el día a día de los jefes de proyecto, esos «salvadores» que nos proporcionan trabajo a diario y que son, en mi opinión, los grandes incomprendidos de esta cadena, nos ayude a ser un poco más tolerantes con ellos en este tipo de situaciones. Aunque penséis que quizá esto os resulte inútil y que cada uno debe apañarse con su trabajo, os aseguro que leer esto os ayudará a comprender el porqué de muchas de sus actitudes y a cómo utilizar esta información para hacer vuestra vida más fácil, que es, a fin de cuentas, lo que nos interesa.
Mi trabajo en una multinacional de servicios lingüísticos me ha permitido ver cómo trabajan estos profesionales de cerca, y os aseguro que su trabajo no es para nada idílico. Al menos, en el caso de los PMs que trabajan para agencias de traducción grandes, con un flujo de proyectos para gestionar elevado. Ahora me diréis: «Tampoco lo es el mío: es estresante y debo adaptarme a ajustadas fechas de entrega y, encima, tengo dudas que el PM no sabe solucionar, lo que resulta en una pérdida de tiempo». Y no os lo voy a discutir, tenéis razón, pero aún así, os aseguro que nuestro trabajo no tiene nada que ver con el suyo y es bastante más agradable.
Entre las funciones de un jefe de proyecto se encuentran: el envío de solicitudes de proyectos a lingüistas que tienen que buscar en las extensas bases de datos de la empresa; la comprobación de que sus tarifas se ajusten al presupuesto que le ha proporcionado el responsable de ventas para poder llegar al margen interno obligatorio de beneficio de la empresa (muchas veces han de negociar la tarifa con el lingüista porque los clientes disponen de presupuestos irrisorios; supongo que alguna vez os habéis encontrado con PMs que os han suplicado para que le aceptéis una tarifa, con la consecuente pérdida extraordinaria de tiempo que les supone colocar el proyecto); la atención de llamadas telefónicas por parte de responsables de ventas, histéricos por un retraso de cinco o diez minutos en una entrega; o la asistencia a sesiones de formación internas para aprender a manejar programas nuevos. Además, han de hacer un seguimiento continuo de todos y cada uno de los proyectos de los que se hacen cargo, que normalmente son muchísimos y en varios idiomas y, por si todo esto no fuera suficiente, deben ocuparse de las preguntas que los lingüistas puedan tener respecto al archivo en que están trabajando, así como de las posteriores dudas que pueda tener el responsable de ventas y potenciales quejas del cliente. Tras el proceso de traducción y corrección, y antes de la entrega a ventas, el PM debe repasar el texto y arreglar los posibles errores de formato que los lingüistas hayamos podido pasar por alto, así como comprobar que no falte texto y que la tipografía se ajuste al texto original. Y, por si fuera poco, también ha de actualizar las memorias de traducción internas, en caso de que se haya utilizado algún programa de traducción asistida, y almacenar, donde corresponda, los archivos del proyecto.
Pero todo esto que no parece tan complicado, y que meramente aparenta basarse en una buena organización por parte del PM, se puede complicar. Por ejemplo, cuando nos surge una duda en una traducción que no podemos solucionar por nosotros mismos, nuestra única salida es consultarla con el PM. Como los pobres tampoco son adivinos y muchas veces ni si quiera tienen contacto directo con el cliente, deben recurrir al responsable de ventas y esperar a que él mismo consulte la duda con este, que muchas veces, no sabe ni lo que quiere pero sí tiene claro que paga para que le solucionemos la vida y lo adivinemos. Resolver este problema puede ocupar un tiempo considerable que puede llegar a afectar a la fecha final de entrega del proyecto, por supuesto… Pero todavía puede complicarse más… Si a todo esto le sumamos que el cliente cambia de idea y, en vez de querer el archivo a las cuatro, ahora lo quiere a las dos, que se le ha ocurrido añadir un archivo nuevo y lo quiere traducido a la misma hora que el resto o que al traductor se le ha estropeado el ordenador, no le funciona el programa de traducción asistida o se le ha olvidado traducir una página… ¡puede que al jefe de proyecto le dé un paro cardíaco! Con lo que acabo de comentar, quizá comprendas por un segundo el estado de nervios y agobio que puede llegar a experimentar el pobre jefe de proyectos y lo agobiado que se debe sentir con tanto proyecto urgente y retrasos, entre otros contratiempos. Además, el responsable de ventas no es tampoco demasiado comprensivo, cosa que podemos llegar a entender, ya que es el que da la cara con el cliente, y normalmente, no se toma demasiado bien el que le retrasemos las entregas, sea cual sea la razón… El PM, por tanto, no puede acudir a nadie para pedir ayuda, y todos estos problemas debe solucionarlos él mismo.
Otro problema al que todo PM se enfrenta alguna vez en su vida es que le asignen un trabajo de otro compañero que está enfermo o de vacaciones, del que no tiene información suficiente y al que no le puede dedicar mucho tiempo porque, además, tiene que ocuparse de sus propios proyectos. Os confieso que he visto llorar a muchos de ellos porque la situación de estrés a veces les supera, no pueden cumplir los plazos de entrega y no es para nada agradable tener que lidiar con los lingüistas, los responsables de ventas, o su propio jefe de equipo. Hay que tener en cuenta, además, que en las empresas más grandes hay también diferentes turnos de PMs que trabajan por la mañana, por la tarde, por la noche o durante el fin de semana. Estos equipos por turnos se pasan los trabajos los unos a los otros y, en muchas ocasiones, la persona a la que le asignan el proyecto no dispone de unas instrucciones claras para pasarle al lingüista porque seguramente el PM del turno anterior, encargado inicialmente del proyecto, cansado de trabajar más de las ocho horas correspondientes, ha olvidado dejarle las mencionadas indicaciones…
A pesar de todo, os imaginaréis que esto es irrelevante para el cliente, que paga por un servicio, irrelevante para el responsable de ventas, que necesita que se entregue el proyecto en el plazo acordado para no quedar mal con el cliente, e irrelevante incluso para nosotros, los lingüistas, que queremos que nos solucionen las dudas lo antes posible para poder continuar con el resto de nuestros proyectos, sin tener en cuenta, muchas veces, que no es nada fácil para un PM ocuparse de todas estas tareas a la vez y que, para nada, es su intención hacernos perder el tiempo. Simplemente, trabaja lo mejor que puede dadas las circunstancias. Además, hemos de tener en cuenta también que muchos de estos coordinadores o jefes de proyectos, por las circunstancias diarias en las que trabajan, cambian con bastante frecuencia de trabajo, y son sustituidos por personal nuevo, que necesita un tiempo de adaptación y que, claramente, no lo tiene, ya que debe cumplir con las mismas funciones del anterior PM que llevaba dos años en la agencia. Así que, imaginaos si ya es difícil para un PM experto manejar la situación, cómo será para uno que no lo es, que debe ponerse al día rápidamente.
Espero haber ayudado a dar conocer un poco más el trabajo tan duro que realizan estos profesionales. Quizá ahora, cuando estéis esperando una contestación por correo, o no puedan atenderos por teléfono, o se equivoquen al enviaros la orden de compra (si es que tenéis la suerte de que os la envían cuando corresponde… ;)) comprendáis un poco mejor su actitud. Dicen que la paciencia es la madre de todas las ciencias y nosotros deberíamos, desde luego, ser pacientes e intentar colaborar con los PMs. Ambos jugamos en el mismo equipo, queremos que el proyecto llegue a buen puerto y, tengamos o no los mismos intereses, sí tenemos un mismo objetivo, que es hacer lo mejor posible nuestro trabajo. Por eso, debemos intentar hacernos la vida más fácil el uno al otro para que nuestro trabajo sea lo más agradable posible. Así que ya sabéis, cuando estéis ante un proyecto complicado o el PM haga algo os cabree, pensad en lo que acabáis de leer. Poneros en su lugar por un momento: no se lo hagamos todavía más difícil, su trabajo ya es lo suficientemente duro como para que se lo compliquemos más de la cuenta J.
Siento haberme explayado tanto, pero quería explicaros con detalle la situación que personalmente he conocido para que os metierais en la piel de los PMs en la medida de lo posible. En la siguiente entrada, que prometo que será más corta, veremos varios consejos prácticos para negociar, tratar o colaborar conjuntamente en proyectos con los PMs, ahora que ya conocemos un poco más su situación y su trabajo. ¡Hasta la próxima!
